Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: Roman Kaak, kaak@vshew.de, Tel.: 040 727 373-92

Wir (die „verantwortliche Stelle“) legen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Deshalb informieren wir Sie hier über unseren Umgang mit Ihren Daten und unsere Datenschutzprinzipien.

Wir verarbeiten persönliche Daten, die im Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung erhoben werden, entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit der Bundesrepublik Deutschland. Diese Bestimmungen sind für uns als Verband die DS-GVO sowie das BDSG sowie für unsere Telemediendienste das TDDSG.

Unsere Dienste und die Datenverarbeitung richten sich insbesondere an Unternehmen, Behörden, Presse und interessierte Kreise. Unsere Angebote sind nicht für Kinder ausgerichtet, so dass von uns keine besonderen Vorkehrungen für solche Dienste getroffen werden.

1.1. Datenerhebung und Herkunft der Daten 

Wir erheben die Daten, die Sie uns bei der Nutzung unserer Webseiten zur Verfügung stellen. Dies umfasst auch die Einwahl in unseren geschützten Mitgliederbereich. Wir erheben und verarbeiten auch die Daten, die Sie uns über die Kontaktmöglichkeit, die wir auf unserer Facebook-Fanseite und unserer Instagram-Seite zur Verfügung stellen, übermitteln oder die uns durch Facebook und/oder Instagram übermittelt werden.
Zudem erheben wir personenbezogene Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten, Vertreter usw.) im Rahmen der Begründung und Ausgestaltung einer Mitgliedschaft in unserem Verband.  Diese Daten erheben wir auch, wenn Sie als Mitglied, sonstiger Teilnehmer oder Dienstleister an einer Veranstaltung oder Messe von uns teilnehmen und/oder in einen Informations- und Gedankenaustausch mit uns treten. Erbringen wir die Leistungen gegen ein Entgelt, dann werden von uns auch die zur Abrechnung erforderlichen Daten erhoben.
Treten Sie mit uns in ein sog. „Kontaktverhältnis“ (Anfragen oder Informationen an den Verband), schließen Lieferantenverträge mit uns oder bewerben sich bei uns, so erheben und verarbeiten wir – soweit dies erforderlich oder nach Art 6 lit f) DS-GVO angemessen ist - diese Daten. 
Zudem erheben wir weiterhin Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Ihre Webseiten, Presseartikel usw.) und beziehen Daten von Auskunfteien im Rahmen der Zulässigkeit nach Art. 6 lit f) DSGVO.
Personenbezogene Daten, die wir auf diese Weise erheben und speichern, können sein:

• IP-Adresse und Nutzungsdaten beim Abruf von Webseiten-Inhalten sowie ggf. Cookies; dies ist auch möglich bei der Nutzung unserer Facebook oder Instagram-Seite;
• Name und Anschrift und andere Kontaktdaten (Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Faxnummer usw.), Registernummern, Namen und Anschrift der Vertretungsberechtigten, Kontoinformationen sowie die entsprechenden Daten der zuständigen Ansprechpartner von Ihnen als Mitglied oder Kunde unserer Leistungen;
• Weitere Bestands- oder Produktdaten sowie Abrechnungsdaten innerhalb einer Kundenbeziehung, wie z.B. gewählte Veranstaltungen und Leistungen, Tarife, Zahlungsdaten;
• Name und Kontaktdaten im Rahmen der Begründung und Abwicklung eines Kontaktverhältnisses oder eines Lieferantenverhältnisses.
• Name und Mail-Adresse bei der Anmeldung zum Newsletter sowie Versandinformationen zu den jeweiligen Newslettern. 
• Name und Kontaktdaten bei einer Bewerbung. 
• Informationen, die wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO von Auskunfteien erhalten.

Alle personenbezogenen Daten werden jeweils nur im Rahmen einer gesetzlichen Erlaubnis erhoben oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.  

1.2. Nutzung und Weitergabe persönlicher Daten im Allgemeinen 

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Nutzung unserer Web-Seite zu ermöglichen. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung und Übermittlung bei der Nutzung unserer Webseiten, soweit sie entsprechende Dienste nutzen sowie zur anonymisierten Analyse, siehe im Detail Ziffer 8. Gleiches gilt bei der Nutzung unserer Facebook oder Instagram-Seite.
Wir nutzen Ihre persönlichen Daten im Allgemeinen, um mit Ihnen als Verband einen Vertrag zu begründen und zu erfüllen sowie abzurechnen. 
Treten Sie mit uns in ein Kontakt-, Lieferanten oder Bewerbungsverhältnis, nutzen wir Ihre Daten, um dieses Verhältnis zu begründen und zu erfüllen bzw. abzuwickeln und ggf. – soweit einschlägig – abzurechnen. 
Zudem nutzen wir uns rechtmäßig bekannt gewordene Daten zum Zwecke der Werbung per Post und zudem per E-Mail oder Telefon, sofern Sie hierin konkret und wirksam eingewilligt haben.
Wenn Sie sich bei uns bewerben, nutzen wir Ihre Daten zur Prüfung und Entscheidung über Ihre Bewerbung. 
Insgesamt kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an externe Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung weitergeben. Zudem können wir innerhalb der Erlaubnis nach Art. 6 Abs. 1 lit f.) DS-GVO Daten mit Auskunfteien austauschen, wenn dies zur Begründung eines Vertrages oder zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich oder angemessen ist. Ihre personenbezogenen Daten werden wir weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten. 
Datenübermittlungen in Drittländer ergeben sich im Rahmen der Administration, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen und nur soweit a) die Übermittlung grundsätzlich zulässig ist und b) die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen, insbesondere der Datenimporteur ein angemessenes Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländer gewährleistet. Grundlage sind die Bestimmungen der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes und des TTDSG. Eine Übermittlung kann auch bei der Nutzung unserer Webseiten erfolgen, siehe im Detail Ziffer 8.
 

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie – soweit anwendbar – dem TTDSG:

2.1. Erfüllung vertraglicher / vorvertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Nutzung unserer Webseite durch Sie, zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen als Mitglied oder Kunde/Teilnehmer unserer Verbandsarbeit. Die Zwecke der Datenverarbeitung und die Erforderlichkeit richten sich in erster Linie nach dem durch die vorgenannten Rechtsbeziehungen konkret bestimmten Zwecke. Dies gilt auch bei der Nutzung unserer Facebook oder Instagram-Seite.
Eine Verarbeitung erfolgt auch, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und die Anbahnung von Kunden- und Lieferbeziehungen oder eines vergleichbaren Kontaktverhältnisses sowie bei Bewerbungen. 
Zu den vorgenannten Zwecken kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an unsere Mitgliedsunternehmen oder Gremien weitergeben, soweit diese zuständig sind für die Bearbeitung. Eine Weitergabe erfolgt auch an externe Dienstleister jeweils im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

2.2. Verarbeitung im Rahmen einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit f. DS-GVO)

Soweit für unsere Zwecke erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vorvertrages oder Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, sofern nicht Ihre Interessen an einem Unterbleiben der Datenverarbeitung überwiegen:

• Anonymisierung von IP-Adressen bei der Nutzung unserer Webseite für statistische Zwecke, der Datensicherheit und der Optimierung unserer Web-Seite. 
• Entsprechendes gilt auch bei der Nutzung unserer Facebook oder Instagram-Seite.
• Mögliche Maßnahmen zur Datensicherheit unserer Webseite, wie insbesondere die Speicherung von IP-Adressen, sofern die konkrete Bedrohungslage dies angemessen erscheinen lässt. 
• Begründung und Erfüllung von Kontaktverhältnissen im Rahmen der Zweckmäßigkeit
• Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen der Zweckmäßigkeit
• Beitreibung offener Forderungen; hier arbeiten wir im Bedarfsfall mit zuverlässigen Partnern zusammen, siehe Ziffer 7.
• Postalische Werbung, sofern Sie dem nicht widersprechen. 

2.3. Verarbeitung im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO)

Erteilen Sie uns nach den bestehenden Vorgaben eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für einen bestimmten Zweck, so verarbeiten wir diese Daten innerhalb der Einwilligung. 
Dies gilt insbesondere für die Nutzung unserer Web-Seite mit Analysediensten und Werbung- und Marketingdiensten und/oder Plug Ins von Diensten und sozialer Netzwerke mit Datenaustausch mit diesen Netzwerken, sofern sie hierin eingewilligt haben, Details siehe Ziffer 8.

2.4. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1lit c) DS-GVO) 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen, wie z.B. den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Auskunfts- oder Überwachungspflichten gegenüber staatlichen Institutionen im Rahmen der Gesetze. 
 

3.    Datenübermittlung an Dritte

Innerhalb von unserem Verband erhalten die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die mit der Bearbeitung betraut sind im Rahmen der Erforderlichkeit oder angemessener Zweckmäßigkeit. Zu den bestimmten rechtmäßigen Zwecken kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an unsere Mitgliedsunternehmen oder Gremien weitergeben, soweit diese zuständig sind für die Bearbeitung. Eine Weitergabe erfolgt auch an externe Dienstleister jeweils im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten, wenn diese unseren schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen sowie das allgemeine Datengeheimnis im Rahmen einer Auftragsverarbeitung wahren. 

Für die Einholung von Wirtschafts- und Bonitätsauskünften arbeiten wir mit Auskunfteien (Dritten) zusammen, siehe Ziffer 6. Bei der Beitreibung von Forderungen arbeiten wir mit Dritten zusammen, siehe Ziffer 7. 

Wir werden insbesondere keine personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder des Adresshandels an Dritte übermitteln. 

Bei der Nutzung unserer Webseite werden Daten übermittelt, siehe Ziffer 8. 

Nutzen Sie die Dienste von Facebook und/oder Instagram (Anbieter jeweils Meta Platforms Ireland Limited) verarbeiten auch diese Anbieter Ihre Daten, nähere Hinweise hierzu erhalten Sie vom jeweiligen Anbieter („Datenrichtlinie“):
Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland
https://de-de.facebook.com/privacy/policy/?entry_point=data_policy_redirect&entry=0
https://privacycenter.instagram.com/policy/?entry_point=ig_help_center_data_policy_redirect. 

Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung bei unseren Fanpages erhalten Sie auf unserer jeweiligen Fanpage. 
 

4. Datenübermittlung in ein Drittland oder an internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. des EWR („Drittland“) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses (Vertrag mit dem Diensteanbieter oder zur Nutzung der in unserem Netz realisierten Dienste) erforderlich ist. 
Bei anderen Vertragsverhältnissen, wie einem Kontaktverhältnis oder einer Bewerbung erfolgt eine solche Datenübermittlung nur zur Erfüllung dieses Vertragsverhältnisses oder soweit dies wegen eines berechtigten Interesses ausnahmsweise angemessen ist. Gleiches gilt für die Nutzung unserer Web-Seiten von Standorten außerhalb der EU oder des EWR. Bei der Nutzung unserer Webseite werden Daten übermittelt, siehe Ziffer 8.
 

5. Dauer der Datenspeicherung

Im Rahmen der Web-Seiten-Nutzung speichern wir die IP-Adresse und Nutzungsdaten für die Dauer des Nutzungsvorgangs. Darüber hinaus wird die IP-Adresse gespeichert, soweit dies zur Datensicherheit und Aufklärung oder Verhinderung von Sicherheit- oder Datenschutzverletzungen angemessen ist, wobei sich die Angemessenheit nach der konkreten Bedrohungslage richtet. Die IP-Adressen werden in diesem Falle nur so lange gespeichert, wie dies für die vorgenannten Zwecke angemessen ist, im Regelfall nicht über drei Monate hinaus. Im Falle einer Strafanzeige oder Strafverfolgung oder die Durchsetzung von Ansprüchen gegen Personen, die Sicherheits- oder Datenschutzverletzungen durchführen, kann die Speicherung und Verwendung der Daten bis zur abschließenden Klärung bzw. Durchsetzung der Ansprüche erfolgen. 

Zur Begründung, Ausgestaltung und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen als Mitglied oder Kunde von unseren Verbandsleistungen speichern wir die Daten bis zu 3 Monate nach Beendigung des Vertrages. Mit dem Ablauf dieser Frist erfolgt keine Löschung, sondern eine Sperre der Daten, soweit wir nach Handels- und Steuerrecht die Daten bis zu 10 Jahre speichern müssen. Diese Speicherung gilt auch für die Rechnungssummen. 

Im Rahmen eines Kontaktverhältnisses werden die Kontaktdaten sowie die Kommunikationsdaten gespeichert und verwendet, soweit dies für den jeweiligen Kommunikationszweck erforderlich oder im Rahmen der Angemessenheit zweckdienlich ist.
Im Rahmen eines Bewerbungsverhältnisses werden die Kontaktdaten sowie die Bewerbungsdaten gespeichert und verwendet, soweit dies für den jeweiligen Bewerbungszweck erforderlich oder im Rahmen der Angemessenheit zweckdienlich ist.

Wird der Bewerbung nicht entsprochen, werden die Daten innerhalb von zwei Monaten nach Bekanntgabe der Absage gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Wenn Sie sich für den Newsletter oder einem Gewinnspiel bei uns anmelden, werden Ihre Daten gespeichert und verwendet, bis Sie sich vom Newsletter abmelden oder wir den Newsletter kündigen. Ihre Einwilligung und die Informationen über die bisherige Versendung bleiben bis zur Verjährung möglicher Unterlassungsansprüche Ihrerseits gespeichert, jedoch verwenden wir die Daten nicht mehr für die weitere Versendung von Newslettern. Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Gewinnspiel.
 

6. Besondere Verarbeitung bei Webseitennutzung 

Ihr Internet-Browser übermittelt beim Zugriff aus technischen Gründen automatisch Daten an den Webserver. Wenn Sie sich im Mitgliederbereich einloggen, erheben und verarbeiten wir die hierzu erforderlichen Anmeldeinformationen und setzen zur Sicherstellung der Anmeldung ein Cookie während der Sitzungszeit. 

Bei der Nutzung unserer Webseite ohne Anmeldung erheben wir nur die personenbezogenen Daten einschließlich Cookies, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO) und/oder angemessen (Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO) ist. 

Mit Ihrer widerruflichen Zustimmung erteilen Sie uns Ihr Einverständnis, weitere Cookies und Technologien einsetzen, um Ihnen ein optimales Website-Erlebnis zu bieten sowie zur Darstellung personalisierter Inhalte (Werbung). Diese Zustimmung erfragen wir durch das sog. „Cookie-Banner“, welches wir bei dem Aufruf unserer Webseite einblenden. Diese Einwilligung kann jederzeit erteilt, widerrufen oder geändert werden durch das Aufrufen der „Datenschutzeinstellungen“ auf der Webseite. 

Beim Cookie-Banner und den Einstellungen gilt: Mit einem Klick auf „Alle akzeptieren“ akzeptieren Sie die Verarbeitung der Daten, die Webseiten- sowie partner- und geräteübergreifende Erstellung und Verarbeitung von individuellen Nutzungsprofilen sowie die Weitergabe Ihrer Daten an Drittanbieter, die zum Teil Ihre Daten in Ländern außerhalb der europäischen Union verarbeiten, u.a. den USA (DSGVO Art. 49). Der Datenschutzstandard in den USA ist nach Ansicht des Europäischen Gerichtshofs unzureichend und es besteht die Gefahr, dass Ihre Daten durch die US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden.

Sie können Ihre Einwilligung für alle Cookies allgemein oder im Detail erklären unter „Einstellungen“ und/oder an Ihre Wünsche anpassen und/oder mittels „Ablehnen“ nur notwendige Cookies zulassen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie Einstellung“ (siehe im Footer jeder unserer Seiten) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

6.1.  Allgemeine Hinweise zu Cookies 

Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte von dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen gewährt. Cookies dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen sowie Einstellungen und Informationen zu verwalten.

(2) Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

• Transiente Cookies (dazu a.)
• Persistente Cookies (dazu b.).

a) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die erforderlichen Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

b) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

c) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und
z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Sog. „Third Party Cookies“ sind Cookies, die durch einen Dritten gesetzt wurden, folglich nicht durch die eigentliche Website auf der man sich gerade befindet. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie durch die Deaktivierung von Cookies eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

6.2. Übersicht der eingesetzten Cookies

Technisch notwendige Cookies

Um Ihnen einen angenehmen Besuch unserer Website zu ermöglichen sind Cookies erforderlich. Einige dieser Cookies sind für den technischen Betrieb der Seite essenziell und können nicht deaktiviert werden.
 

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Daten¬schutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber er¬teilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
 

8. Besonderer Hinweis auf Widerspruchsrecht Art. 21 DS-GVO

Aufgrund der Regelung in Art. 21 DS-GVO wollen wir Sie noch einmal in besonderer Weise auf Ihr folgendes Widerspruchsrecht hinweisen:
 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwä¬gung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutz¬würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Gel-tendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte per E-Mail gerichtet werden an 
info@vshew.de.
 

Stand: Dezember 2022